Videovergaderingen organiseren
Als het om één of andere reden niet meer mogelijk is om het traject te laten verlopen via fysieke contactmomenten dan kan het een oplossing zijn om het traject verder te zetten via videovergaderingen. Tijdens de coronapandemie zijn er verschillende trajecten op deze manier kunnen blijven verder lopen.
Als jij als procesbegeleider op deze manier wil verder werken en ook het woonzorgcentrum stemt hiermee in, dan kan je dus aan de slag met videovergaderingen.
Contactmomenten via videovergaderingen organiseren heeft enkele voordelen:
- De verplaatsing valt weg voor de procesbegeleiders (tijds- en kostenbesparend).
- Gesprekken kunnen eventueel opgenomen worden (mits akkoord van de deelnemers):
- De aanwezigen kunnen de opname opnieuw beluisteren indien nodig.
- Leden van het themateam die niet aanwezig konden zijn, kunnen de opname achteraf herbekijken zodat ze op de hoogte zijn.
- De opname kan gebruikt worden door de procesbegeleiders om feedback te vragen aan de partnerorganisaties indien er vragen zijn.
Welk communicatieplatform kies je voor het organiseren van videovergaderingen?
Informeer eerst bij het woonzorgcentrum of ze al vertrouwd zijn met een bepaald communicatieplatform voor de organisatie van videovergaderingen. Via dit platform organiseer je dan best de virtuele procesbegeleiding.
Als het woonzorgcentrum nog niet met een systeem werkt, adviseren we te kiezen voor een communicatieplatform dat aan enkele vereisten voldoet, zoals:
- Gebruiksgemak
- gemakkelijk te installeren op computer of gsm
- eenvoudige en duidelijke vormgeving
- zichtbaarheid deelnemers op het scherm
- Aanwezigheid randaccessoires:
- documenten delen
- chatfunctie
- opnamefunctie
- Snelheid/kwaliteit verbinding
- Veiligheid/privacy gebruikers
Er bestaan verschillende communicatieplatforms die je kan gebruiken, zoals Microsoft Teams, Google Hangouts, Zoom, Skype,enz. Je bent vrij om te kiezen welk platform je gebruikt, rekening houdend met je eigen mogelijkheden en die van het woonzorgcentrum.
Hoe organiseer je een videovergadering voor een overlegmoment of vorming?
We beperken ons tot de software van Microsoft Teams om je wegwijs te maken in het gebruik van een dergelijk communicatieplatform en het organiseren van videovergaderingen.
De applicatie Microsoft Teams kan je op deze pagina downloaden. Er is een gratis en een betalende versie. Je kan je op deze registratie- en aanmeldpagina van Microsoft Teams registreren en aanmelden als nieuwe gebruiker. Om aan de slag te gaan met Microsoft Teams zijn er enkele tips die je kunnen helpen. Er bestaan ook enkele videotrainingen om het gebruik van Microsoft Teams onder de knie te krijgen. Daarnaast is het mogelijk om jezelf in te schrijven op een trainingsles georganiseerd door Microsoft Teams zelf. De data en tijdstippen van deze lessen vind je op die website. Aanvullend organiseren we vanuit het project een vrijblijvende bijscholing voor de procesbegeleiders over de organisatie van videoconferenties. De concrete datum hiervan zal nog worden meegedeeld via de partnerorganisatie. Ondertussen kan je al zelf aan de slag met de bovenstaande ondersteuning. Hieronder bijkomend nog enkele handleidingen op een rijtje:
In september organiseerden we met het Vlaams Instituut Gezond Leven driemaal dezelfde bijscholing om procesbegeleiders te ondersteunen bij het organiseren van videoconferenties. Op het programma van deze bijscholing stond enerzijds het organiseren van videovergaderingen via Microsoft Teams en anderzijds het organiseren van virtuele procesbegeleiding met behulp van PowerPoint. Daarnaast konden de aanwezig procesbegeleiders vragen en onderwerpen aanbrengen die werden besproken. Deze bijscholingen werden opgenomen en kan je hier (her)bekijken:
Het programma was telkens hetzelfde, maar aangezien er bij elke bijscholing vanuit de procesbegeleiders enigszins andere vragen aan bod kwamen, worden voor de volledigheid de drie opnames hier gedeeld.
Kunnen de videovergaderingen ook na de lockdown en het coronatijdperk georganiseerd worden?
Het gebruik van videovergaderingen voor de procesbegeleiding kan ook na de lockdown en het coronatijdperk verdergezet worden. Want het heeft een aantal voordelen:
- De verplaatsing valt weg voor de procesbegeleiders (tijds- en kostenbesparend).
- Gesprekken kunnen eventueel opgenomen worden (mits akkoord van de deelnemers):
- De aanwezigen kunnen de opname opnieuw beluisteren indien nodig.
- Leden van het themateam die niet aanwezig konden zijn, kunnen de opname achteraf herbekijken zodat ze op de hoogte zijn.
- De opname kan gebruikt worden door de procesbegeleiders om feedback te vragen aan de partnerorganisaties indien er vragen zijn.