Geef de werkgroep vorm, zodat iedereen mee is met het proces en je kan starten met het uitwerken van het tabaks- en nicotinebeleid.

Een voorbereide werkgroep met een duidelijke agenda zorgt voor een efficiënt verloop van de werkgroep.

Volgende zaken kunnen besproken worden tijdens de derde werkgroep:

Doelstelling herhalen

Wellicht zijn er leden aanwezig die er de vorige keer niet bij waren. Herhaal de doelstelling van de samenkomst, de langetermijnvisie die met de werkgroep is vastgelegd en de beslissingen die vorige keer werden genomen.

Leden werkgroep

Is iedereen aanwezig die aanwezig moet zijn?  Het verslag wordt na het overleg naar iedereen doorgestuurd, zo zijn de afwezigen ook op de hoogte van de gemaakte afspraken. 

Verder opstellen van een actieplan

1.    Gebruik de beginsituatie

Tijdens de vorige werkgroep werd de beginsituatie in kaart gebracht. De leden van de werkgroep zien nu duidelijk wat er al rond het thema roken en vapen gebeurt in de zorginstelling en wat de werkpunten zijn.

2.    Bepaal prioriteiten

Daarna is het belangrijk om op basis van de beginsituatie te bekijken wat de prioriteiten rond roken en vapen zijn binnen de zorginstelling. Wat wil je zeker realiseren? Zorg ervoor dat het niet uitmondt in losse acties, maar dat alles mooi omvat zit in een beleid. Daarom geeft de gezondheidsmatrix een handig overzicht van de verschillende strategieën (educatie, omgevingsinterventies, afspraken en regels en zorg en begeleiding) en op de verschillende niveaus. Als inspiratie kan je de voorbeelddoelstellingen uit het pilootproject ‘rookvrije ziekenhuizen’ bekijken en toepassen op de eigen beginsituatie van de zorginstellingen de langetermijnvisie.

3.    Bepaal de streefdatum voor communicatie naar het algemene publiek

Bepaal samen met de werkgroep een streefdatum om te communiceren naar het algemene publiek. Welke acties moeten tegen dan klaar zijn? En is dit realistisch? Het is niet omdat je het vernieuwde tabaks- en nicotinebeleid bekendmaakt aan het algemene publiek dat alle acties gerealiseerd moeten zijn. Bepaalde zaken zullen veel tijd in beslag nemen en kunnen ook gewoon doorlopen na bekendmaking. Denk maar aan personeel opleiden of het rookstopaanbod uitbreiden.

4.    Herformuleer prioriteiten in SMART-doelstellingen

Prioriteiten stellen? Bekijk dat in eerste instantie gerust breed. Daarna is het belangrijk om de ideeën uit de brainstorm te herformuleren in concrete SMART-doelstellingen. Hou er rekening mee dat een doelstelling behalen niet van vandaag op morgen gebeurt. Het bestaat uit meerdere acties en is een echt proces. Laat dit de werkgroep niet afschrikken! Elke uitgevoerde actie is weer een stap dichter bij het uitwerken van het volledige tabaks- en nicotinebeleid.

5.    Formuleer concrete acties

Na het formuleren van de doelstellingen is het belangrijk om concrete acties te formuleren. Wat moet er allemaal gebeuren om de doelstelling te bereiken? Vul daarom het actieplan in samen met de werkgroep, verdeel de taken, zet er een timing op, bekijk wat je wanneer communiceert en evalueert. Het actieplan is een werkdocument, je kan het dus tijdens het proces aanpassen. Zijn er omstandigheden waardoor je bepaalde taken moet verplaatsen? Geen ramp, dit hoort erbij.

Datum van de vierde vergadering van de werkgroep vastleggen 

Leg een volgende samenkomst vast en bepaal de timing op basis van de activiteiten.