Geef de werkgroep vorm, zodat iedereen mee is met het proces en je kan starten met het uitwerken van het tabaks- en nicotinebeleid.

Een voorbereide werkgroep met een duidelijke agenda zorgt voor een efficiënt verloop van de werkgroep.

Volgende zaken kunnen besproken worden tijdens de tweede werkgroep:

Doelstelling herhalen

Wellicht zijn er leden aanwezig die er de vorige keer niet bij waren. Herhaal de doelstelling van de samenkomst en de langetermijnvisie die de werkgroep vastlegde.

Leden werkgroep

Is iedereen aanwezig die aanwezig moet zijn?  Zijn er leden die zich onverwacht verontschuldigd hebben? Zij kunnen het verslag van de werkgroep nadien raadplegen.

Finaliseren van de vragenlijst personeel

Als de werkgroep tijdens het eerste overlegmoment een ‘go’ gaf om een vragenlijst uit te sturen naar de medewerkers, dan kan je hier verder op ingaan. Het is goed om de vragenlijst op voorhand aan te passen aan de eigen context. Tijdens deze werkgroep kan je de vragenlijst finaliseren en goedkeuren. Je maakt afspraken over wie de vragenlijst zal uitsturen en wie de resultaten zal verwerken en communiceren naar het personeel (zie ook derde vergadering werkgroep). 

Beginsituatie in kaart brengen

Breng samen met de werkgroep de huidige situatie rond roken en vapen in kaart aan de hand van de zelfaudittool op www.mijnrookvrijezorg.be.

Tip: druk de zelfaudit eerst blanco af. Spreek binnen de werkgroep af wie welke onderdelen invult of bij welke collega’s informatie wordt opgevraagd. De volledige audit kan vaak niet door één persoon worden ingevuld omdat verschillende collega’s meer zicht hebben op specifieke onderdelen van het beleid.

Bespreek de verzamelde informatie in de werkgroep, breng de hiaten en werkpunten in kaart en gebruik ze als basis om prioriteiten en doelstellingen voor het verdere beleid te bepalen.

Wil je met de werkgroep snel vooruitgaan? Dan kan je al vóór de tweede werkgroep aan de slag met de audittool. Vul de audittool in en vraag feedback aan medewerkers en andere betrokkenen. De resultaten en belangrijkste aandachtspunten kan je vervolgens tijdens de tweede werkgroep samen bespreken en gebruiken als basis voor de verdere uitwerking van het beleid.

Datum derde vergadering van de werkgroep vastleggen 

Leg een volgende werkgroep vast.