1. Creëer draagvlak

Overtuigingskracht

Overtuig directie, beleids- of stafmedewerkers, coördinatoren en andere collega’s van het belang van een preventief gezondheidsbeleid. Alleen dan heeft het beleid echt kans op slagen.

Hoe overtuig je hen?

• Maak gebruik van cijfers en wetenschappelijke evidentie over de problematiek bij bewoners in woonzorgcentra, over de kosten die je kan uitsparen dankzij preventie, over de effectiviteit van interventies, enz. Bijvoorbeeld: cijfers tonen aan dat in woonzorgcentra 50% van de ouderen een risico loopt op ondervoeding (NutriAction, 2013).
• Zoek aansluiting bij zaken waar het woonzorgcentrum al op inzet, zoals de kwaliteitsmeting van de Vlaamse overheid, het kwaliteitshandboek, de visie en missie van de voorziening, enz. Gezondheid en welzijn zijn onlosmakelijk verbonden met elkaar.
• Ga op zoek naar goede voorbeelden: wat hebben andere gelijkaardige woonzorgcentra al bereikt?
• Laat het werken aan een preventief gezondheidsbeleid samengaan met de reguliere opdrachten van het woonzorgcentrum. Bijvoorbeeld: oog hebben voor val- en fractuurpreventie kan bijvoorbeeld een plaats krijgen in individuele begeleidingen, bewonersvergaderingen, andere activiteiten, enz.
• Neem je collega’s mee in de wereld van gezondheidsbevordering: het is meer dan alleen de bewoners informeren over gezondheidsrisico’s en gezond gedrag. Toon aan dat je als woonzorgcentrum een belangrijke omgeving vormt voor de ouderen omdat je zowel op sociaal, als op fysiek vlak, een invloed uitoefent op hun gedrag.

Extra tips hoe dit aan te pakken?

Het kan nuttig zijn om bijvoorbeeld in een eerste werkgroepvergadering een inleidende oefening te doen over gezondheidsbevordering en gezondheidsdeterminanten. Het voordeel hiervan is dat alle werkgroepleden van in het begin met dezelfde bril kijken naar de werking rond preventieve gezondheid. Het brede kader waarin en waarom ze aan preventieve gezondheid werken, wordt dan duidelijk. Je kan bijvoorbeeld stellingen gebruiken.

Zoek steun bij zoveel mogelijk mensen, op verschillende niveaus. Vraag inbreng van externen en/of externe organisaties waar je mee samenwerkt. Denk bijvoorbeeld aan de huisartsen van de bewoners, die signalen kunnen opvangen van gezondheidsproblemen.

Peil naar motivaties en weerstanden om de preventiemethodiek te implementeren.

Verhoog de betrokkenheid van bewoners, vrijwilligers, bezoekers en medewerkers. Geef inspraak, voorzie feedbackmogelijkheden en koppel ideeën terug.

Bekrachtig inspanningen in de goede richting, ook de kleine.

Gemotiveerde en diverse werkgroep

Om een gezondheidsbeleid uit te bouwen, is er natuurlijk een forum nodig waar hierover nagedacht kan worden en waar plaats is voor de uitwisseling van ideeën. Je richt dus best een werkgroep of team op binnen je woonzorgcentrum met enthousiaste en gemotiveerde medewerkers. Of je laat preventie aansluiten bij een bestaande werkgroep, op voorwaarde dat het daar voldoende aan bod kan komen.

Denk goed na over wie er zeker in de werkgroep moet zitten en hoe rollen en taken verdeeld worden. Welke disciplines zijn belangrijk om in de werkgroep te betrekken, zoals bijvoorbeeld de directeur, kwaliteitscoördinator, raadgevende arts, apothekers, kinesisten, diëtisten, begeleiders, logistiek personeel, enz.? Om tot een succesvol beleid te komen, heb je een multidisciplinaire werkgroep nodig die een trekkersrol vervult.

Tips voor de samenstelling en oprichting van de werkgroep?

• Om succesvol een gezondheidsbeleid te implementeren heb je dus een heterogeen team nodig (verschillende functies, taken en/of ervaringen in de werking van het woonzorgcentrum) dat de implementatie van het gezondheidsbeleid ondersteunt. Zo zorg je ervoor dat het beleid een antwoord biedt op de verschillende noden in het woonzorgcentrum. Probeer mensen met de nodige deskundigheid naargelang het thema te betrekken. Maak een onderscheid tussen vaste leden (het kernteam) en mensen die alleen in de werkgroep zetelen wanneer dat relevant is (het uitgebreide team).

• Bekijk of het mogelijk is om enkele afgevaardigde bewoners van het woonzorgcentrum te laten deelnemen. Zo creëer je mede-eigenaarschap en gaat het onderwerp ook bij de ouderen leven.

• Zorg ervoor dat alle leden van de werkgroep met dezelfde bril naar de doelgroep (bewoners van het woonzorgcentrum) kijken in functie van het thema. Hiervoor kan je de gevormde visie gebruiken.

• Stel een verantwoordelijke/coördinator aan voor de werkgroep die het proces in goede banen leidt.

• Bepaal een duidelijke taakomschrijving voor de coördinator en de leden van het team.

• Zorg voor een mandaat van het bestuur van de werkgroep.

• Stel een vergaderprotocol op. Zorg ervoor dat de vergaderingen met het team vlot verlopen. Leg vergaderingen vast voor de komende periode. Bepaal de data en frequentie van de werkgroepvergaderingen, waar ze plaatsvinden en wie de locatie enz. regelt. Bespreek wie de agenda opmaakt, wie de verslagen maakt en waar de verslagen worden bewaard. Gebruik een gestructureerd sjabloon voor het opstellen van het vergaderverslag en de werkgroepagenda. Houd er rekening mee dat niet iedereen even vertrouwd is met het deelnemen aan vergaderingen.

• Als het samenstellen van een werkgroep moeilijk is, zet dan de uitwerking van het gezondheidsbeleid op de agenda van een bestaand overlegmoment.

Visie op preventief gezondheidsbeleid

Wat is de visie en het langetermijnperspectief van jouw woonzorgcentrum op preventie bij de bewoners? Is dit een gedeelde visie onder de personeelsleden? Sluit deze aan bij de visie en missie van je voorziening, of staat ze op zich? Het is van belang dat deze visievorming aan het begin van het proces aan bod komt. De visie kan ook gaandeweg of in de laatste stappen veranderen en bijgewerkt worden indien nodig.

Vergeet niet om tijdens het opstellen van de visie regelmatig terug te koppelen naar alle afdelingen in het woonzorgcentrum en feedback te vragen, zowel op vlak van inhoud als van haalbaarheid. Zo werk je bottom-up en dat zorgt dan weer voor een sterker draagvlak om de visie nadien uit te voeren.

Hoe pak je dit aan?

• Bedenk waar je naartoe wil met het preventiebeleid.
• Formuleer een gemeenschappelijke visie, rekening houdend met de visie en missie van het woonzorgcentrum en het welzijn van de bewoners.
• Beschrijf de visie bondig, duidelijk, toekomstgericht en inspirerend.
• Voorkom een lange uitgeschreven tekst die weinig in het oog springt. Probeer je visietekst om te zetten in krachtige boodschappen of beelden en vat dit samen. Maak het aantrekkelijk zodat het de aandacht van de bewoners en medewerkers trekt.

Communiceren is cruciaal

Natuurlijk kan niet iedereen aanwezig zijn bij de werkgroep. Daarom is communicatie onmisbaar om een draagvlak te creëren. Communiceer naar bewoners, familie, personeelsleden, externen, enz. over de plannen om een preventief gezondheidsbeleid op te zetten. Door een zichtbaar en opvallend initiatief te creëren, verhoog je mogelijk de betrokkenheid en verlaag je de weerstand. Communiceer vanaf de start regelmatig met alle betrokkenen en blijf dit consequent doen. Geef updates over de voortgang van het proces, zo behoud je je draagvlak.

Gebruik bestaande en/of nieuwe communicatiekanalen zoals een nieuwsbrief, website, bestaande overlegmomenten, infosessies, kick-offmeeting, bewonersvergadering, enz.

Hoe pak je dit aan?

• Probeer goed te luisteren naar feedback en gebruik die om je beleid te verbeteren.
• Organiseer een infosessie voor alle medewerkers en vrijwilligers.
• Deel inspirerende praktijken van andere gelijkaardige woonzorgcentra.
• Organiseer een informatiedag of infosessie rond een gezondheidsthema voor de bewoners.
• Neem je plannen op in de nieuwsbrief/het huiskrantje en geef gezondheid een plaats op de website van het woonzorgcentrum.
• Breng het preventiebeleid aan als item op de personeelsvergadering.
• Geef een brief mee aan bezoekers waarin je hen informeert over het gezondheidsbeleid.
• Hang affiches op in de gangen en leefruimtes. Kijk op www.gezondleven.be/materialen voor inspiratie en materialen.
• Gebruik de aanwezige communicatiekanalen of overlegstructuren. Je kan bijvoorbeeld eerst de communicatiemogelijkheden van het woonzorgcentrum in kaart brengen tijdens een denkoefening.
• Creëer inzicht in de verschillende functies binnen het woonzorgcentrum en het belang van samenwerken. Organiseer een uitwisselingsdag. Help bijvoorbeeld als kwaliteitscoördinator eens tijdens de maaltijdbedeling, of neem als vrijwilliger eens een kijkje in de snoezelruimte van het woonzorgcentrum. Belicht zo hoe iedere functie betrokken is bij een bepaald gezondheidsthema, zoals bijvoorbeeld ondervoeding of psychofarmaca. Bekom erkenning voor elkaars functie en taken.