Geef de werkgroep vorm, zodat iedereen mee is met het proces en je kan starten met het uitwerken van het tabaks- en nicotinebeleid.

Een voorbereide werkgroep met een duidelijke agenda zorgt voor een efficiënt verloop van de werkgroep.

Volgende zaken kunnen besproken worden tijdens de eerste werkgroep:

Doelstelling

Leg bij de start van de werkgroep uit waarom de werkgroep samenkomt en hoe het initiatief is ontstaan. 

Voorstellingsronde

Na de inleiding is het belangrijk om de neuzen in dezelfde richting te krijgen. Doe een voorstellingsronde en vraag de verschillende leden naar hun standpunt of opinie over het tabaks- en nicotinebeleid. Op die manier geef je hen een uitlaatklep voor persoonlijke, emotionele reacties en kunnen ze afstand doen van hun eigen mening en meedenken over het beleid. Het is belangrijk om hiermee te beginnen, want dit kan de ontwikkeling en uitwerking van het beleid beïnvloeden. 

Leden werkgroep

Is de werkgroep voltallig of zijn er nog disciplines en personeelsfuncties die niet vertegenwoordigd zijn die hier beter wel bij worden betrokken? Is iedereen aanwezig die aanwezig moet zijn?  Zijn er leden die zich onverwacht verontschuldigd hebben, stuur dan nadien het verslag van de werkgroep ook door naar hen. 

Vergaderstructuur en verwachtingen 

Het is belangrijk om van bij de start een secretaris aan te duiden (of een beurtrol af te spreken). Zijn/haar verslagen zijn nodig om de directie en de afwezige leden op de hoogte te brengen. Geef de werkgroep ook de verwachtingen mee: hoeveel werkgroepen moeten ze opvolgen, moeten ze aanwezig zijn op alle overlegmomenten, welke tijdsinvestering en taken worden er verwacht? Van de werkgroepleden wordt verwacht dat ze altijd op voorhand de agenda doornemen en voorbereid naar het overleg komen. 

Langetermijnperspectief 

Bepaal samen met de werkgroep wat het gewenste langetermijnperspectief is. Is er een gedeelde visie? Sluit die aan bij de missie van de zorginstelling? Bedenk samen met de werkgroep waar je naartoe wil met het tabaks- en nicotinebeleid en werk een visie uit. Die kan gaandeweg veranderen en bijgesteld worden indien nodig. Belangrijk is om hier ook een zicht te hebben op de middelen en tijd.

Voorbereiding van het tweede overlegmoment van de werkgroep 

In een tweede vergadering van de werkgroep breng je de beginsituatie in kaart. Wat gebeurt er momenteel al rond roken binnen de zorginstelling? En waar zijn verbeterpunten mogelijk? 

Voorbereiding volgende werkgroep: vraag de leden van de werkgroep om hierover al eens na te denken tegen de volgende werkgroep. Met in het achterhoofd vragen als: is er een rookstopaanbod, zijn er folders of posters over roken, is er farmacologische ondersteuning beschikbaar (nicotinevervangers, rookstopmedicatie, …), waar hangt er al signalisatie, wat zijn de afspraken en regels over roken, hoe verloopt doorverwijzing? 

Vragenlijst personeel: draagvlak creëren 

Pols naar de mening van de werkgroep om een vragenlijst uit te sturen. Die geeft een overzicht van de meningen van het personeel over het tabaks- en nicotinebeleid. Het is op dat moment het draagvlak. De personeelsleden kunnen zo hun ideeën en ergernissen kwijt over het tabaks- en nicotinebeleid binnen de zorginstelling. Geeft de werkgroep een ‘go’ om een vragenlijst uit te sturen? Dan maak je afspraken over de manier waarop je feedback geeft op een voorstel. Dit kan op volgende manier: 

• De coördinator of een ander lid van de werkgroep past de vragenlijst aan met het oog op de eigen context. Deze vragenlijst wordt op voorhand naar de werkgroep gestuurd met de vraag om tegen een bepaalde datum feedback te geven. Die feedback wordt op een tweede werkgroep overlopen en aangepast. Dan werk je ook de vragenlijst af.

Datum tweede vergadering van de werkgroep vastleggen 

Leg een volgende werkgroep vast.