Tip 5: Voel je goed in je vel
Voelen je medewerkers zich goed in hun vel? Dan zorgt dat niet alleen voor een positieve werksfeer, maar ook voor meer creatieve ideeën tijdens vergaderingen. Je stelt bovendien sneller doelen, én behaalt ze! Hoe kan je het mentaal welbevinden van je medewerkers versterken?
Voor de vergadering
Aandacht hebben voor het mentaal welbevinden van je medewerkers begint al voor de vergadering van start gaat. Geef volgende tips mee aan je medewerkers zodat ze ontspannen en gefocust aan het overleg kunnen beginnen.
- Neem even de tijd voor je naar een vergadering gaat. Laat taken waarmee je bezig bent even los en neem wat ademruimte. Denk eens na over hoe je gewoonlijk een vergadering binnenstapt. Probeer nu de vergadering ontspannen en rustig binnen te stappen.
- Als je binnenkomt, zoek een plaatsje waar je je goed voelt. Neem de tijd om de omgeving in je op te nemen. Luister naar je ademhaling. Merk je collega’s op: hun kleding, houding, ... en begroet ze.
- Zit je goed in je vel? Wil je je eigen veerkracht versterken? Surf dan naar www.fitinjehoofd.be, doe de veerkracht test en ga aan de slag!
Bij de start van de vergadering
- Start de vergadering 10 minuten vroeger, bv. 8u50 in plaats van 9u00. Gebruik de eerste 10 minuten als sociale starter. Bijvoorbeeld:
- Laat iedereen vertellen over bv. het grappigste dat ze deze week hoorden of waar ze naar uitkijken deze week of ...
- Laat alle deelnemers aan de vergadering vertellen wat ze sinds het vorige overleg hebben bereikt en waar ze trots op zijn. Of wie hen afgelopen week erg geholpen heeft bij hun werk en ze dankbaar zijn.
- Onbekenden in de vergadering: begin niet alleen met een korte voorstelling van naam, bedrijf en functie maar ook met iets ludieks: favoriete vakantiebestemming, leukste sport, lekkerste gezonde snack, …
- Iedereen meteen met de aandacht bij de vergadering brengen?
- Begin de vergadering met enkele minuten stilte. Laat iedereen even op zijn of haar ademhaling letten, ontspannen, zodat elke deelnemer met volle aandacht bij de vergadering kan starten.
- Of denk eens aan een kort mindfulnessmoment waarbij iemand de instructies voorleest. Bijvoorbeeld:
- “Zorg dat je comfortabel op je stoel zit. Sluit je ogen. Ontspan je lichaam en adem langzaam in en uit. Met elke inademing denk je ‘in’ en met elke uitademing denk je ‘uit’. Als er gedachten opkomen, merk ze dan op, maar keer steeds weer rustig terug naar je ademhaling. Dat is je focus. Laten we deze meditatie 1 minuut oefenen. Ik zal aangeven wanneer de minuut voorbij is. Ontspan...”
- “Zet je voeten plat op de vloer, met je benen op heupbreedte. Ervaar het contact van je bovenbenen en je zitvlak met de stoel. Leun ontspannen wat naar achteren. Laat één arm en hand rusten op je buik. Richt je aandacht op het contact van je arm en hand met je buik. Ervaar nu hoe met elke inademing je buik zachtjes omhoog komt. En merk op hoe de achterkant van je romp wat meer in de rugleuning van de stoel drukt. Ervaar vervolgens hoe bij elke uitademing je buik weer zachtjes naar beneden gaat. En hoe de druk van je romp in de rugleuning van de stoel minder wordt.” Deze oefening kan je ook tijdens de vergadering doen, om even tot rust te komen.
- Een mindfulnessmoment te hoogdrempelig? Probeer het overleg eens te starten met een stretchoefening en neem een relaxatiepauze in het midden van de vergadering. Een relaxatiepauze hoeft niet meteen een mindfulnessoefening te zijn, ook een ontstressende wandeling kan dienen.
- Begin (en eindig) de vergadering steeds op het afgesproken tijdstip.
Tijdens de vergadering
- Geef medewerkers de ruimte om zelf af en toe een vergadering te leiden
- Complimenteer iemand die een goed idee aanbrengt, hard heeft gewerkt of zich inzet.
- Geef aandacht aan iedereen die aanwezig is. Is er iemand stil? Vraag wat hij/zij denkt.
- Ga steeds uit van goede bedoelingen. Is iemand negatief of boos? Dan is die persoon wellicht geëngageerd, gepassioneerd en betrokken. Benoem dat positieve, bouw zo een band op met de persoon.
- Spreek af dat elke participant aan de vergadering een pauze mag inroepen voor eender welke reden: toiletbezoek, stretching, eten, … Zet een alarm dat na 10-15 minuten afgaat en begin de vergadering dan ook meteen terug.
- Hang gezondheidsposters over mentaal welbevinden op in vergaderruimtes. Kijk hier voor de materialen van Fit in je Hoofd.
- Denk niet alleen probleemgericht, maar ook oplossingsgericht. Wat kunnen we eraan doen? Hoe gaan we ermee om? En wat gaat er wél goed?
- Je medewerkers uitdagen om eens nieuwe perspectieven in te nemen? Probeer het kleurenspel, een spel om de mogelijkheden en valkuilen van een situatie of thema in kaart te brengen. Dat gaat als volgt: iedereen krijgt een bepaalde kleur toebedeeld. Dat kan in de vorm van een gekleurde kaart. Elke kleur staat voor een bepaalde rol in de vergadering:
- Rood: spreekt vanuit zijn of haar gevoel.
- Geel: ziet enkel de positieve kanten.
- Groen: zoekt nieuwe ideeën.
- Blauw: is controlerend, samenvattend en beslissend.
- Zwart: ziet bedenkingen, focust op zwaktes en risico’s.
- Wit: ziet alleen meet informatie, feiten, cijfers, zonder gevoel of bedenkingen.
Door kleuren toe te kennen worden mensen uitgedaagd om uit hun vast denkpatroon te breken.