Tip 6: Werk efficiënt

Bereid je voor

• Is de vergadering nodig? Vergader niet uit gewoonte, maar uit noodzaak.
• Denk na over wie je allemaal wil betrekken bij het overleg en waarom.
• Ga na hoe lang de vergadering ongeveer zal duren. Eén uur? Begin de vergadering dan 1 uur voor de lunchpauze, of 1 uur voor het einde van de werkdag. Op die momenten zijn de meesten alert en komen ze sneller to the point.
• Deel de vergadering op in verschillende onderdelen, zo lijkt een vergadering geen continue conversatie waarin alles door elkaar loopt. Denk aan bijvoorbeeld volgende onderdelen: identificatie van problemen, ideeën aanbrengen, ideeën evalueren, beslissingen nemen, verdere stappen bepalen. Voor elk onderdeel kan je ook een andere werkvorm gebruiken zodat het onderscheid duidelijk is.
• Leg de agenda vast, bezorg die aan alle participanten en houd je hieraan.
• Bereid de vergadering grondig voor. Neem alle informatie door, noteer vragen en belangrijke aandachtspunten. Zijn er documenten die iedereen dient door te nemen voor de vergadering? Bezorg ze voldoende op tijd aan de deelnemers van het overleg.
• Controleer de vergaderruimte. Werkt alles wat je nodig hebt? De beamer, luidsprekers, ... Zorg eventueel voor het nodige materiaal voor de medewerkers: papier, pen, flip-over, post its, ...

Verwachtingen en afspraken

• Probeer eens iedereen in het begin van de vergadering te laten noteren: wat kan ik uit deze vergadering halen? Wat kan ik deze vergadering bijbrengen? Zo kan je de verwachtingen managen.
• Geef aan het begin van de vergadering aan wat de intentie ervan is, en wat het resultaat van de vergadering zou moeten zijn. Moeten er beslissingen genomen worden op de vergadering? Of is er input nodig zodat de leidinggevende een beslissing kan nemen? Of is het louter informatie overbrengen? Zo weten medewerkers wat van hen verwacht wordt, en voelen ze zich ook meer verbonden met elkaar.
• Geef de regels van het overleg mee aan je medewerkers i.v.m. smartphonegebruik, e-mails checken, pauzes, ...
• Spreek met iemand af om verslag te nemen van de vergadering.
• Begin en eindig de vergadering op het afgesproken tijdstip.

Efficiënte werkvormen

• Begin elk agendapunt met een half minuutje stilte zodat iedereen even over het onderwerp kan nadenken.
• Praat niet meer dan 20 of 25 minuten over hetzelfde onderwerp. Maak telkens een korte samenvatting van wat besproken is. Dat is ook handig voor de collega die verslag neemt.
• Blijft de discussie wat op de oppervlakte? Deel de groep dan eens in in voor- en tegenstanders. Zo worden de verschillende argumenten verder aangescherpt.
• Ken je medewerkers. Weet je dat bepaalde medewerkers over veel kennis beschikken over een onderwerp? Let erop dat ze ook hun bijdrage leveren of spreek hen hierover aan.
• Varieer in vergadervormen. Misschien kan je zelfs prijzen uitdelen bij leuke ideeën. Denk aan elke 20 minuten een aspect van de vergadering aanpassen: presentatiestijl, een Q&A organiseren, video’s gebruiken, mini-pauzes, oefeningen, spelletjes, een quiz, feedbackmoment, …
• Overleg alsof je na de vergadering de pers te woord moet staan. Dit dwingt tot prioriteiten stellen en beslissingen nemen. En zorgt ook voor een goede argumentatie over de genomen beslissingen en over de items die je niet besproken hebt of waar geen beslissing over is genomen.
• Als voorzitter van de vergadering houd je best de rode draad vast. Afdwalingen kunnen voorvallen. Weeg de zakelijke voortgang van de vergadering af tegen de behoefte van medewerkers om hun verhaal te doen.

Het resultaat

• Overloop op het einde van de vergadering de beslissingen die werden genomen, de to do’s, wie ervoor verantwoordelijk is, en tegen wanneer. Bespreek ook hoe je items die nog niet opgelost zijn, zult aanpakken.
• Zorg dat iedereen het verslag van de vergadering kan terugvinden.
• Je kan op het einde de vergadering eens evalueren. Doe een rondje onder de deelnemers waarin elk een score op 10 geeft voor de vergadering. Welke punten vonden ze goed, welke willen ze verbeterd zien?