FAQ procesbegeleiders

Je bent procesbegeleider vanaf dat je:

1. de generieke, settingspecifieke en themaspecifieke opleiding hebt afgewerkt;
2. de samenwerkingsovereenkomst procesbegeleider hebt ondertekend;
3. het formulier voor vrijstelling is ondertekend door jouw werkgever (indien van toepassing).

Ben je procesbegeleider onder een zelfstandig statuut? Dan ben je zelf verantwoordelijk voor het hebben van de vereiste verzekeringen.

Word je vrijgesteld door je voorziening om als procesbegeleider aan de slag te gaan? Dan staat jouw organisatie in voor de vereiste verzekeringen.

Je hebt het mandaat om de deelnamevoorwaarden te bewaken. Afhankelijk van hoeveel voorwaarden voor deelname niet vervuld zijn, doe je het volgende:

a) De voorziening voldoet aan 1 voorwaarde niet:

Is er één voorwaarde waaraan de voorziening niet kan voldoen? Bespreek dit dan met de betrokken partnerorganisatie. Aansluitend meld je aan de voorziening dat het procesbegeleidingstraject alleen kan starten als de voorziening bijkomende acties zal ondernemen (gedurende het gehele traject) om de betreffende voorwaarde zo optimaal mogelijk na te streven. Daarnaast meld je aan de voorziening dat het traject toch kan worden stopgezet indien de voorziening duidelijk onvoldoende acties onderneemt om aan de vooropgestelde voorwaarden te voldoen. De voorziening moet dan op regelmatige basis aan de procesbegeleider aantonen dat het acties onderneemt om zich ten volle voor het procesbegeleidingstraject in te zetten. Als procesbegeleider heb je het recht om, indien de voorziening geen of onvoldoende acties onderneemt om de voorwaarden na te leven en het procesbegeleidingstraject uit te voeren, de procesbegeleiding stop te zetten. Voor je overgaat tot de beslissing om het traject te stoppen, overleg je hierover met de betrokken partnerorganisatie. Breng de partnerorganisatie schriftelijk op de hoogte met het formulier voor stopzetting traject, samen met de reden van stopzetting. Bij stopzetting meld je dit zowel aan de partnerorganisatie als aan de desbetreffende voorziening.

b) De voorziening voldoet aan meerdere voorwaarden niet:

Zijn er meerdere voorwaarden waaraan de voorziening niet kan voldoen? Geef de voorziening dan mee dat het eerst acties moet ondernemen om aan de voorwaarden te voldoen. En dat de voorziening daarna pas opnieuw een aanvraag tot procesbegeleiding kan indienen via www.gezondleven.be/procesbegeleiding.

Soms is het moeilijk voor de voorziening en de procesbegeleider om een volgend overlegmoment in te plannen. Er staat bijvoorbeeld al veel op de planning van de voorziening, ze moeten rekening houden met verschillende werkregimes van hun personeelsleden en met verschillende activiteiten. Dat kan ervoor zorgen dat er een lange tijd tussen de verschillende overlegmomenten zit. Om dit te voorkomen maak je best met de voorziening een agenda op met de planning waarin de vergaderingen en contactmomenten vastliggen voor het komende halfjaar. Die aanbeveling is eveneens opgenomen in de samenwerkingsovereenkomst voor voorzieningen. Je hebt het mandaat om als procesbegeleider hiernaar te verwijzen en dit te bewaken.

In de samenwerkingsovereenkomst voor voorzieningen is een extra clausule opgenomen die kan aangesproken worden als de voorziening regelmatig overlegmomenten laattijdig annuleert:

Indien een vergadering of contactmoment minder dan 5 werkdagen op voorhand afgezegd wordt door de voorziening, mag er 2 uur aangerekend worden bij wijze van annulatievergoeding. Deze uren worden in mindering gebracht van het totaal aantal contacturen, namelijk de 65 uur ondersteuning.

Die 2 uren zijn een gemiddelde om de registratie eenvoudig te houden (ongeacht dus of het overleg dat ingepland stond 1 uur of 3 uur zou duren). Die 2 uren worden dan in mindering gebracht op het totaal aantal contacturen, namelijk de 65 uur. Dan heeft de voorziening dus nog 63 procesbegeleidingsuren te goed. Als de annulatie eerder dan 5 werkdagen gebeurt, is er nog een respectabele tijd om je planning als procesbegeleider aan te passen.

Uiteraard geldt dit niet voor situaties van overmacht, bijvoorbeeld met de coronapandemie. Door de plotse lockdown en de verschillende uitbraken van corona werden toen al de ingeplande overlegmomenten geannuleerd. Dat viel toen onder overmacht. Dit reken je niet aan als annulatievergoeding. We vragen bij deze regeling je gezond verstand te gebruiken en zelf aan te voelen wanneer het wel of niet nodig is om een annulatievergoeding toe te passen. Het kan altijd eens voorvallen dat een overlegmoment wegens onvoorziene omstandigheden laattijdig moet worden geannuleerd. Je hoeft deze regeling niet per se van de eerste keer toe te passen. Pas als je merkt dat het meermaals voorvalt dat een voorziening laattijdig annuleert en de kantjes eraf loopt, kan je de annulatievergoeding gebruiken om de afgezegde procesbegeleidingsuren te compenseren. Met deze regeling willen we vermijden dat het traject wordt gehinderd. Bovendien verwachten we een minimum aan engagement van de voorziening. Het is niet omdat deelname aan het project gratis is voor een voorziening (buiten de investering van de vrijstelling van de themacoördinator), dat ze er laks mee mogen omspringen.

Deze annulatievergoeding is als het ware een back-upregeling voor wanneer de voorziening te pas en te onpas overlegmomenten annuleert. Maak de voorziening erop attent dat er afspraken zijn gemaakt (verwijs hiervoor naar de samenwerkingsovereenkomst) en geef aan dat je verwacht dat de voorziening zijn engagement opneemt.

Je kan eerst informeren bij de partnerorganisatie of er andere reeds ingeschreven voorzieningen zijn die je kan begeleiden.

Indien dat niet het geval is kan je de voorzieningen die nog niet zijn ingeschreven warm maken om in te stappen in het project zodat je deze kan begeleiden. Hiervoor kan je deze digitale flyer voor WZC (thema mondgezondheid, ondervoeding, psychofarmaca en val- en fractuurpreventie) en de digitale flyer voor LDC (thema gezonde voeding) gebruiken.

Als een vorige voorziening dat je begeleidde opnieuw wil heropstarten en dat niet meer in jouw planning past, kan de verdeling van de voorzieningen onder de procesbegeleiders met de partnerorganisatie herbekeken worden.

Op dit kaartje kan je een overzicht zien van de ingeschreven woonzorgcentra, per thema:
Bekijk de kaart voor WZC

Op dit kaartje kan je een overzicht zien van de ingeschreven lokale dienstencentra:
Bekijk de kaar voor LDC

Registratie KBO

Allereerst zal je jouw zelfstandige onderneming moeten inschrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Dan krijg je een ondernemingsnummer. Voor het aanmelden van de activiteiten in hoofd- of bijberoep betaal je eenmalige opstartkosten. Daarbij moet je naast de basisgegevens van jouw zaak ook de NACEBEL-codes opgeven, officiële codes die jouw specifieke activiteiten omschrijven als zelfstandige. De volledige officiële NACEBEL-lijst met toelichtingen kan je terugvinden op de website van Stabel. Heb je hier vragen over kan je dit samen met jouw sociaal verzekeringsfonds bespreken waar je je als zelfstandige bij aansluit.

Sociaal verzekeringsfonds

Ook zelfstandigen moeten net zoals loontrekkenden bijdragen aan de sociale zekerheid, namelijk aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ). Dankzij deze sociale zekerheid ben je solidair met andere zelfstandigen waardoor je kan genieten van bepaalde sociale rechten en kan rekenen op een vangnet. Als je loontrekkende bent, regelt jouw werkgever dat voor jou. Als je als procesbegeleider wil werken vanuit een zelfstandige statuut moet je je dus aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds en per kwartaal zelf sociale bijdragen betalen. Het bedrag wordt bepaald op basis van de te verwachte inkomsten. Achteraf wordt het dan herzien en de definitieve bijdrage bepaald. Informeer jezelf bij jouw sociaal verzekeringsfonds, zij kunnen de meest up to date informatie geven.

BTW en belastingen

Als de jaarlijkse inkomsten van je zelfstandige activiteit onder een bepaald bedrag zijn (ongeveer 25.000 euro) dan kan er een vrijstelling van BTW-verplichtingen aangevraagd worden. Daarnaast zijn er ook nog belastingen. Heb je een eenmanszaak, dan wordt dat geregeld via de personenbelasting. Je ontvangt daarvoor jaarlijks een fiscaal attest zodat je daarmee correct jouw belastingen kan invullen. 

De vergoeding van de voorbereidingstijd zit vervat in de administratiecoëfficiënt van factor 1,3.

Je ontvangt een basisbedrag van 67 euro per uur voor de effectief gepresteerde contactmomenten met de voorziening (online of fysiek). De contacturen zijn eenvoudig te registreren en objectiveren.

Dat basisbedrag wordt vermenigvuldigd met een administratiecoëfficiënt van 1,3 zodat een totale subsidie van 87,1 euro/uur wordt bekomen (67 euro/uur x 1,3 coëfficiënt = 87,1 euro/uur). Deze coëfficiënt is eraan gekoppeld voor moeilijk te objectiveren tijd. Een aantal zaken zijn namelijk moeilijk te kwantificeren. In die coëfficiënt zit het volgende inbegrepen:

• Telefonische of andere vormen van tussentijdse communicatie (bv. mailen) met de themacoördinator binnen de voorziening of met de partnerorganisatie.
• De tijd voor administratie zoals voorbereidingen van de contactmomenten (bv. doorlezen van het draaiboek), de registratie, verslaggeving en de evaluatie van het traject.

Voor procesbegeleiders mondgezondheid, ondervoeding en val- en fractuurpreventie is er een terugbetaling voorzien van hun verplaatsingsonkosten. Procesbegeleiders psychofarmaca kunnen hiervoor terecht bij hun CGG.

Voor de terugbetaling van de vervoersonkosten is er afgesproken om telkens de kortste weg terug te betalen van de woonplaats tot het adres van de voorziening, ondanks dat dit wel of niet overeenkomt met de effectief gereden route (bv. omwille van wegomleiding wegens wegenwerken, omweg omwille van boodschappen, ophalen kinderen, ander vertrekadres, enz.) In de praktijk kan je de route nemen die voor jou het beste uitkomt (bv. voor tijdsbesparing of als logische route). De terugbetaling zelf is wel telkens de kortste route tussen de woonplaats en het adres van de voorziening.

Voeg in het geval van verplaatsingen met de auto of de fiets een routebeschrijving (via bv. Google Maps) toe met het aantal km van het kortste traject van je woonplaats tot het adres van de voorziening. Voeg in het geval van verplaatsingen met het openbaar vervoer een kopie van de vervoersbewijzen toe en houd het originele bewijs 3 jaar bij voor controle.

Misschien komt ze op een van de andere webpagina's aan bod? Als je nog altijd met een vraag zit en het antwoord niet terugvindt op deze administratiepagina of op de algemene projectwebsite kan je steeds contact opnemen met het Vlaams Instituut Gezond Leven of met jouw partnerorganisatie.