In de samenwerkingsovereenkomst voor voorzieningen is een extra clausule opgenomen die kan aangesproken worden als een woonzorgcentrum regelmatig overlegmomenten laattijdig annuleert:
Indien een vergadering of contactmoment minder dan 5 werkdagen op voorhand afgezegd wordt door het woonzorgcentrum, mag er 2 uur aangerekend worden bij wijze van annulatievergoeding. Deze uren worden in mindering gebracht van het totaal aantal contacturen, namelijk de 65 uur ondersteuning.
Je hebt als procesbegeleider het mandaat om dit te bewaken.
De annulatie van overlegmomenten wegens het coronavirus worden beschouwd als ‘overmacht’. Hiervoor worden geen annulatievergoedingen aangerekend.
Let op: het is dus zeker nog mogelijk om tijdens deze coronaperiode een annulatievergoeding aan te rekenen indien een overlegmoment laattijdig geannuleerd wordt zonder reden van “overmacht”. Er is een nuanceverschil tussen enerzijds een annulatievergoeding wegens het coronavirus en anderzijds een annulatievergoeding gedurende de coronaperiode. Als procesbegeleider bekijk je de individuele situatie met het woonzorgcentrum en kan je zelf de afweging maken of het aanrekenen van een annulatievergoeding al dan niet aan de orde is. Laat je gezond verstand spreken.
Er is sprake van overmacht als bijvoorbeeld het woonzorgcentrum plotseling te maken krijgt met een uitbraak van corona en daardoor het geplande overlegmoment niet kan laten doorgaan. Of als het woonzorgcentrum bijvoorbeeld plots een extra COVID-afdeling moet inrichten en het overlegmoment niet meer kan doorgaan zoals gepland. In deze beide voorbeelden gaat het om onvoorziene omstandigheden, met name overmacht. Hiervoor reken je geen annulatievergoeding aan.
Er is geen sprake van overmacht als het woonzorgcentrum een vergadering laattijdig verschuift omdat ze bijvoorbeeld een dubbelboeking hebben gedaan. Dit had wel kunnen voorzien worden. Hiervoor kan je wel een annulatievergoeding aanrekenen.
De clausule is in het leven geroepen als ondersteuning voor jou als procesbegeleider wanneer een woonzorgcentrum veelvuldig en te pas en te onpas een overlegmoment annuleert. De annulatievergoeding is een extra hulpmiddel dat je als procesbegeleider kunt gebruiken als je merkt dat het woonzorgcentrum hun engagement niet serieus opneemt. Je hebt als procesbegeleider het mandaat om het woonzorgcentrum erop attent te maken dat ook jij als procesbegeleider een planning hebt en dat je je graag aan gemaakte afspraken wenst te houden. Als een woonzorgcentrum eenmalig een overlegmoment annuleert moet je deze annulatievergoeding niet aanrekenen. Het kan, maar het moet niet. Bekijk zoals gezegd de situatie met het woonzorgcentrum en schat zelf in wanneer het nodig is.
