Werkgroep
In een werkgroep wordt nagedacht en uitgewisseld.
De werkgroep van ...
Afhankelijk van de aard van de organisatie is het wenselijk om met alle afdelingen of slechts in één afdeling te werken aan een gezondheidsbeleid. Een groep van ongeveer 12 personen vormt een werkbaar geheel. Voor sommige mensen is het niet evident om de hele tijd aanwezig te zijn. Bekijk dan voor welke agendapunten deze mensen best wél aanwezig zijn, en bespreek deze agendapunten eerst.
Een gezonde mix
Het is belangrijk dat er in een werkgroep een mix aan vertegenwoordiging is. Afhankelijk van het gezondheidsthema waar je rond zal werken, moet je ook andere medewerkers betrekken: de kok als het gaat over voeding, de logistieke ploeg als het gaat over een gezond binnenmilieu …
Functies die het best minimaal in de werkgroep betrokken worden, zijn: coördinator(en) of directie, en begeleiders uit elke afdeling binnen de organisatie. Kies er eventueel voor om een majority of minorities te bereiken. Dat betekent dat geen enkele groep het overwicht heeft in een overleg. Er zijn bijvoorbeeld geen 4 begeleiders en één jongere, geen logistieke medewerker tegenover 3 directieleden …
Iedereen betrokken
Let bij de samenstelling en begeleiding van de groep op dat niet enkel de ‘sterkste’ worden betrokken. Ook wie zich niet aangetrokken voelt tot een werkgroep, heeft waardevolle zaken te zeggen en doen. Pak het eens anders aan. Wie zegt dat een werkgroep aan tafel gebeurt met een computer? Heb je al eens een bespreking gedaan aan de hand van het spel Time’s up? Een evaluatie met ‘Wie ben ik’-vragen? En zet je ook in op andere participatievormen?
Praktische organisatie
Bespreek wie de agenda opmaakt, vergaderzaal boekt, uitnodiging verstuurt, verslag maakt en waar de verslagen worden bewaard.
Hou er rekening mee dat niet iedereen even vertrouwd is met het deelnemen aan vergaderingen. Stel de verwachtingen die je van de werkgroep hebt zeker duidelijk. Maak duidelijk wat het minimumengagement is en wat de tijdsinvestering bij benadering zal zijn.
Toets timing en verloop af met de groep: 1 keer per maand blijkt in de praktijk een goede frequentie om te starten, telkens ongeveer 2 uur. Eens de acties en het beleid lopende zijn, kan je overgaan tot een lagere frequentie.
De praktische organisatie heeft een invloed op de gecreëerde sfeer. De positieve sfeer zit bv. ook in de locatie van overleg: vergader in de zomer eens buiten, of kies eens bewust niet voor een vergaderzaal. Zorg voor een hartelijke en persoonlijke ontvangst. Voorzie eventueel een gezond hapje en/of drankje. Bedank steeds alle aanwezigen voor hun tijd en engagement.