Een werkgroep
Om een gezondheidsbeleid te kunnen uitbouwen, is er een forum nodig waar kan nagedacht worden en ideeën worden uitgewisseld. Je richt dus het best een werkgroep op binnen de organisatie, of laat het thema gezondheid aansluiten bij een bestaande werkgroep, bijvoorbeeld een werkgroep ‘kinderrechten’ of ‘alcohol- en drugbeleid’.
Wie neemt deel aan de werkgroep?
Een gezonde mix
Het is belangrijk dat er in een werkgroep een mix aan vertegenwoordiging is. Afhankelijk van het gezondheidsthema waar je rond zal werken, moet je ook andere medewerkers betrekken: de kok als het gaat over voeding, de logistieke ploeg als het gaat over een gezond binnenmilieu … Functies die het best minimaal in de werkgroep betrokken worden, zijn: coördinator(en) of directie, en begeleiders uit elke afdeling binnen de organisatie. Kies er eventueel voor om een majority of minorities te bereiken. Dat betekent dat geen enkele groep het overwicht heeft in een overleg. Er zijn bijvoorbeeld geen 4 begeleiders en één jongere, geen logistieke medewerker tegenover drie directieleden …
Iedereen betrokken
Let bij de samenstelling en begeleiding van de groep op dat niet enkel de ‘sterkste’ worden betrokken. Vergaderen en overleggen is voor sommige begeleiders en jongeren niet hun sterkste kant noch hun grootste interesse. Zij zullen misschien niet aangetrokken zijn tot een werkgroep, terwijl ze wel waardevolle zaken kunnen zeggen en doen. Pak het eens anders aan. Wie zegt dat een werkgroep aan tafel gebeurt met een computer? Heb je al eens een bespreking gedaan aan de hand van het spel Time’s up? Een evaluatie met ‘Wie ben ik’-vragen?
Eén versus alle afdelingen
Afhankelijk van de aard van de organisatie is het wenselijk om met alle afdelingen of slechts in één afdeling te werken aan een gezondheidsbeleid. Een werkgroep met daarin verschillende afdelingen of werkvormen vertegenwoordigd, kan binnen de bijzondere jeugdzorg, Centra Integrale Gezinszorg, Centra voor Kinderzorg en Gezinsondersteuning, gemeenschapsinstellingen en multifunctionele centra voor minderjarigen met een beperking. In een CAW zijn de opdrachten en doelgroepen van de verschillende deelwerkingen vaak zodanig divers dat samen werken aan een gezondheidsbeleid voor het hele CAW te complex lijkt. Binnen de opvang voor jongvolwassenen in het CAW kan dit wel. De werkgroep daar zal dus gelijk zijn aan (een deel van) het team van de jongerenopvang.
Een groep van ongeveer 12 personen vormt een werkbaar geheel. Voor sommige mensen is het niet evident om de hele tijd aanwezig te zijn. Bekijk dan voor welke agendapunten deze mensen best wél aanwezig zijn, en bespreek deze agendapunten eerst.
Praktische organisatie van een werkgroep
Maak een voorstel voor de data en frequentie van de werkgroepvergaderingen. Leg ook vast waar ze plaatsvinden en wie ze leidt. Bespreek wie de agenda opmaakt, wie de verslagen maakt en waar de verslagen worden bewaard. Hou er rekening mee dat niet iedereen even vertrouwd is met het deelnemen aan vergaderingen.
Toets timing en verloop af met de groep: 1 keer per maand blijkt in de praktijk een goede frequentie om te starten, telkens ongeveer 2 uur. Eens de acties en het beleid lopende zijn, kan je overgaan tot een lagere frequentie. Leg aan de werkgroep uit hoe jij het verloop ziet en toets bij hen af of zij dit haalbaar vinden om op die manier te werk te gaan.
De praktische organisatie heeft een invloed op de gecreëerde sfeer. De positieve sfeer zit bv. ook in de locatie van overleg: vergader in de zomer eens buiten, of kies eens bewust niet voor een vergaderzaal. Zorg voor een hartelijke en persoonlijke ontvangst. Voorzie eventueel een gezond hapje en/of drankje. Bedank steeds alle aanwezigen voor hun tijd en engagement.