Stap 4: Werk acties uit
Beginsituatie in kaart gebracht, prioriteiten bepaald en doelstellingen opgesteld? Tijd om alles wat meer tastbaar te maken en aan concrete acties te denken.
Gebruik de ingevulde gezondheidsmatrixen (stap 2) en je opgestelde doelstellingen (stap 3). Zo krijg je een gevarieerde mix van acties. Definieer ze zo concreet mogelijk en zet ze in het actieplan.
Is het duidelijk welke acties je zal uitvoeren? Bundel ze dan in een overzichtelijk actieplan. Voor iedere actie bepaal je wie ze uitvoert, wanneer je ze uitvoert, hoe je erover communiceert, en hoe je ze evalueert en opvolgt. Onderstaande vragen helpen je bij het opstellen van een actieplan.
- Wat wil je bereiken? Formuleer je doelstelling aan de hand van het SMART-principe (stap 3).
- Welke veranderingen zijn mogelijk en leiden tot een verbetering? Bekijk welke acties nodig zijn per doelstelling om het beoogde doel te bereiken.
Maak werk van acties die je op korte termijn kan realiseren en acties die wat meer tijd vergen. De acties op korte termijn kunnen een boost geven aan de werkgroep om hierin verder te investeren.
Leg een startmoment vast
Het is belangrijk om een helder startmoment te bepalen waarop je als zorginstelling naar buiten wil komen met het vernieuwde rookbeleid. Deel dit in eerste instantie met het personeel, pas later met alle andere betrokkenen. Zorg ervoor dat deze datum realistisch is, zodat je bepaalde acties die nodig zijn ook echt kan uitvoeren tegen deze datum.
Daarnaast is het belangrijk om in het actieplan ook alle noodzakelijke communicatie mee te nemen. Het is belangrijk dat je van bij de start regelmatig met alle betrokkenen en sleutelfiguren communiceert. Wissel online en offline communicatie met elkaar af.
Hoe ga je om met handhaving?
Focus niet te veel op handhaven, maar op de cultuurverandering. Ga dus veel met elkaar in gesprek. Het gaat hier vooral om de verandering van het denken en het gedrag van iedereen (personeelsleden, bezoekers, derden). Het is onmogelijk om alles van tevoren dicht te timmeren en alle obstakels op voorhand in kaart te brengen. Problemen of onverwachte zaken zullen sowieso opduiken, maar die los je op als ze zich voordoen. Meer hierover in de inspiratiefiches.
Vergeet de klachtenprocedure niet
De zorginstelling heeft een algemene klachtenprocedure. Maak aan iedereen kenbaar dat je de procedure ook kan gebruiken voor klachten over het uitgebreide of vernieuwde rookbeleid. Er zullen altijd rokers zijn, die vanuit hun verslaving, niet akkoord gaan met de nieuwe afspraken en regels. Is een discussie niet te vermijden? Dan kan de zorgverlener de roker doorverwijzen naar de bestaande klachtenprocedure.
Leg concrete acties vast bij de doelstellingen
Leg per actie het volgende vast:
- wat de actie precies inhoudt
- wie de actie zal uitvoeren / wie verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan
- wanneer de actie (ten laatste) moet worden uitgevoerd
- hoe je de actie tot stand brengt
- hoe, aan wie en wanneer je deze actie communiceert
- hoe en wie de actie evalueert en wanneer je het resultaat communiceert
Templates en sjablonen
- Sjabloon vergaderingen werkgroepen
- Verloop werkgroep 3
- Actieplan
- Leg een startmoment vast
- Hoe communiceer je naar verschillende doelgroepen
- Brief naar personeel
- Presentatie werkgroep 3
