Stap 5: Voer de acties uit
Tijd voor actie! Na een grondige voorbereiding is het moment aangebroken om het actieplan effectief in de praktijk te brengen. Dit plan geeft precies aan wie wat, wanneer en hoe moet uitvoeren. Door regelmatig hiernaar terug te grijpen en het opgebouwde draagvlak actief te benutten, rol je de acties stap voor stap en succesvol uit binnen de zorginstelling.
Gebruik het actieplan als kompas: bekijk het als een wegbeschrijving en grijp er tijdens de uitvoering regelmatig naar terug om te controleren of alle acties volgens schema verlopen.
Voor grote of ingrijpende veranderingen (zoals het rookvrij maken van een terrein of het introduceren van een nieuw dagelijks beweegmoment) kan het nuttig zijn om de actie eerst te testen op een specifieke afdeling. Evalueer het effect en de haalbaarheid van deze proefperiode, stuur bij waar nodig en rol de actie pas daarna organisatiebreed uit.
Communiceer helder, transparant en positief
Een duidelijke, overzichtelijke en concrete communicatie vermindert eventuele weerstand aanzienlijk. Communiceer tijdig naar alle betrokkenen — zorgvragers, medewerkers, familie en bezoekers — over de start, de inhoud en de duur van de acties.
- Gebruik diverse communicatiekanalen: verspreid de informatie via affiches, stickers, duidelijke signalisatie op het terrein, folders, de website, het intranet, (online) nieuwsbrieven en tijdens team- of personeelsvergaderingen.
- Aandacht voor de toon: zet acties op een positieve manier in de kijker. Bijvoorbeeld: zorg ervoor dat communicatie over rookvrije zorg niet aanvoelt als een heksenjacht, maar als een ondersteunend aanbod.
Ga aan de slag met hindernissen
Het is heel normaal dat je tijdens de uitvoering botst op praktische knelpunten of weerstand. Weerstand betekent vaak dat medewerkers of zorgvragers betrokken zijn en bezorgdheden hebben. Het bevat dan ook waardevol advies voor de werkgroep.
Hier zijn tips om de meest voorkomende hindernissen aan te pakken:
- Erken weerstand en koppel terug naar de visie: geef tijd en ruimte aan mensen die weerstand uiten en luister empathisch naar hun knelpunten. Koppel telkens terug naar de gemeenschappelijke visie en het 'waarom' van het beleid.
- Creëer een 'willen'- in plaats van een 'moeten'-sfeer: voorkom dat de vernieuwingen aanvoelen als een verplichting van bovenaf. Geef personeel en zorgvragers inspraak, verantwoordelijkheid en ruimte voor eigen initiatief. Verduidelijk ieders rol en benadruk de voorbeeldfunctie van medewerkers.
- Onvoldoende tijd of middelen? Bepaal haalbare kortetermijndoelstellingen en vier kleine successen. Integreer en standaardiseer acties zoveel mogelijk in de bestaande dagelijkse werking, zodat het niet aanvoelt als 'extra werk'. Zet eventueel stagiairs (zoals toekomstige bewegingsdeskundigen, tabakologen of gezondheidswerkers) in als extra paar handen en ogen om de uitrol te ondersteunen.
- Lage participatie of motivatie bij zorgvragers? Psychische klachten, medicatie en fysieke drempels maken meer bewegen of stoppen met roken vaak niet evident.
- Tip voor beweging: spreek over 'beweging' in plaats van 'sport' om de drempel te verlagen.
- Maak eerst verbinding: zoek aansluiting bij wat de zorgvrager zelf belangrijk vindt en vier elke kleine vooruitgang.
- Gebruik motiverende methodieken: zet in op motiverende methodieken zoals KRACH-T om zorgvragers op een positieve, laagdrempelige manier en zonder te pushen intrinsiek te motiveren.
- Onvoldoende steun van sleutelfiguren? Toon goede praktijken en positieve resultaten uit andere zorginstellingen en nodig beleidsmakers uit om mee aan te sluiten bij activiteiten of werkgroepvergaderingen.