Stap 5: Voer de acties uit
Tijd voor actie! Het actieplan vertelt wie wat wanneer moet doen. Grijp er regelmatig naar terug en gebruik het gecreëerde draagvlak om je acties succesvol in de praktijk te brengen.
Met het actieplan in de hand kan je beginnen met de uitvoering. Communicatie naar alle betrokkenen over de start, de aard en de duur van de acties is belangrijk in deze stap. Het actieplan is de wegbeschrijving, grijp er regelmatig naar terug om te kijken of alles volgens plan verloopt. Ga stapsgewijs te werk. Wees aandachtig voor mogelijke hindernissen en probeer ze zo snel mogelijk aan te pakken. Hoe duidelijker, overzichtelijker en concreter de communicatie, hoe minder weerstand je kan verwachten.
Voer het actieplan uit
Ga stapsgewijs te werk. Zo kan je bepaalde acties indien nodig eerst uittesten op bepaalde afdelingen. Voor het concreet uitvoeren van acties kan je beroep doen op de inspiratiefiches. Evalueer het effect en de haalbaarheid van deze actie en stuur bij waar nodig. Voer dan de actie uit op grote schaal.
Hindernissen
Kom je hindernissen tegen? Dat is normaal. Zo pak je ze aan!
De basics
- Zorg ervoor dat iedereen de visie kent. Creëer een gevoel van nood tot verandering, communiceer het plan, voorzie voldoende middelen en competenties.
- Erken de weerstand. Weerstand wijst ook op betrokkenheid en bevat vaak veel advies. Geef tijd en ruimte aan mensen die weerstand uiten, laat ze over hun bezorgdheden communiceren. Probeer het gevoel achter de boodschap op te merken. Reageer zo empathisch mogelijk. Bespreek waar ze knelpunten ervaren en welke oplossingen ze zien.
- Koppel regelmatig terug naar de gemeenschappelijke visie.
- (Her)bekijk indien nodig stap 1: Draagvlak creëren.
- Creëer een ‘willen’- in plaats van ‘moeten-sfeer’. Geef betrokkenen inspraak, verantwoordelijkheden en de mogelijkheid om initiatieven te nemen. Maak ook steeds het nut van een bepaalde actie of doelstelling duidelijk en communiceer ze.
Onvoldoende tijd en middelen
- Bepaal kortetermijndoelstellingen en streef naar kleine successen. Standaardiseer processen en integreer ze in de bestaande werking, zodat dit niet als extra werk wordt gezien.
- Houd rekening met mogelijke vertragingen en hanteer geen te strakke deadlines die afschrikken.
- Bekijk hoe stagiairs (bv. toekomstige tabakologen of andere gezondheidswerkers) kunnen meehelpen bij het uitrollen. Een extra paar handen en ogen kan helpen.
Lage participatie en verminderde motivatie
- Bevraag de redenen voor minder deelnemen of mindere motivatie. Afhankelijk daarvan onderneem je actie.
- Promoot een ‘organisatiebrede’ benadering. Waarbij het nieuwe beleid niet wordt gezien als een verplichting, maar als een positieve ontwikkeling voor iedereen in het ziekenhuis.
- Creëer verantwoordelijkheidszin. Verduidelijk de rol van iedereen in het beleid, ook de voorbeeldfunctie.
Onvoldoende steun van sleutelfiguren
- Toon goede praktijken van andere ziekenhuizen, gebruik cijfers die positieve verandering aantonen.
- Streef naar een nauwe betrokkenheid van beleidsmedewerkers. Nodig ze uit voor de werkgroepvergaderingen en -activiteiten.
