Stap 1: Creëer draagvlak
De eerste uitdaging om een rookbeleid een vaste plek te geven in jouw zorginstelling? Iedereen mee krijgen. Personeel, patiënt én bezoeker. Zo creëer je draagvlak. Want met steun krijg je zoveel meer gedaan.
1. Ga voor engagement
Het initiatief om werk te maken van een rookbeleid kan van eender wie komen. Om het ook écht te kunnen uitwerken moet ook de directie of het management de noodzaak van zo’n beleid zien.
De beslissing en het engagement om iets te ondernemen ligt altijd bij de directie. Een formele beslissing en een positieve houding van de directie zijn noodzakelijk. Het is bovendien een eerste signaal naar personeel, patiënten en bezoekers. Als directie is het goed om hierover eerst te overleggen met de vakbonden en het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk. Het formele akkoord van de directie om te werken rond roken in de zorginstelling? Dat is meteen het startsein om het rookbeleid (verder) uit te stippelen.
TIP
Onderteken als ziekenhuis het Charter van de Alliantie voor een Rookvrije Samenleving en werk mee aan Generatie Rookvrij. Het logo van jouw zorginstelling komt dan ook op GeneratieRookvrij.be. Geef het Charter een plekje aan de muur in de zorginstelling en op het intranet. Communiceer ook dat het rookbeleid in de zorginstelling in volle ontwikkeling is. Zo verspreid je de boodschap van Generatie Rookvrij, toon je het engagement van je zorginstelling en creëer je draagvlak. Een stevige win-win!
Het is ook belangrijk dat de directie haar positieve houding en engagement behoudt. Het engagement moet blijven doorklinken in het beleid. Soms delegeert een directie de verantwoordelijkheid aan de zorgmanagers, preventieadviseurs of artsen. Maar in de praktijk heeft het personeel vaak de directie nodig om een blijvend beleid te bekrachtigen.
2. Duid een coördinator aan en stel een werkgroep samen
Coördinator
De coördinator heeft een voortrekkersrol, plant en organiseert het rookbeleid. De coördinator moet niet alle taken zelf uitvoeren, maar moet ze wel kunnen delegeren. Een vlotte babbel, goeie contacten binnen de zorginstelling en kennis van het onderwerp zijn dan ook vereisten. In grotere zorginstellingen kan het soms nuttig zijn om meer dan één coördinator te hebben. Het beleid wordt dan met zijn tweeën getrokken.
Minimumtaken van een coördinator:
- Organiseren van een werkgroep
- Voorzitten van de werkgroep
- Ontwikkelen van een actieplan
- Delegeren van taken aan de leden van de werkgroep: van een secretaris aanduiden tot bepalen wie de taken binnen het actieplan opneemt.
- Opvolgen van taken: actieplan nauwgezet opvolgen en timing in het oog houden.
- Communiceren met directie
- Centraliseren van alle informatie
- Contactpersoon van het personeel en andere doelgroepen (bv. leveranciers met vragen over het rookbeleid, derden die tewerkgesteld zijn binnen het ziekenhuis, denk aan een winkel).
- Nauw samenwerken met de ambassadeur(s) die binnen het ziekenhuis het nieuwe rookbeleid zullen uitdragen.
- Nauw samenwerken met Generatie Rookvrij. De coördinator is dan de contactpersoon van het ziekenhuis voor Generatie Rookvrij. Een kans om informatie en ervaringen uit te wisselen.
Geef de coördinator voldoende ruimte!
De werkdruk zal toenemen met de tijd. Een coördinator voldoende tijd geven om zijn taken ter harte te nemen geeft het beleid meer kans op slagen.
Stel een werkgroep samen
De planning en uitvoering van het rookbeleid vragen voorbereiding en een draagvlak binnen de zorginstelling. Een overlegstructuur met een evenwichtige en representatieve samenstelling is dus nodig. Voor de samenstelling van de werkgroep vraag je je het volgende af: ”Wie in de organisatie hebben we nodig om een rookbeleid tot stand te brengen?” Wat je van de leden van de werkgroep verwacht: inhoudelijke inbreng, initiatief en ideeën om samen te werken.
- Stel een voorzitter (= coördinator) en secretaris aan.
- Probeer een directielid op te nemen in de werkgroep. Opvolging en beslissingen gaan steeds via de directie.
- Werkt er een tabakoloog in de zorginstelling? Betrek die dan zeker als lid van de werkgroep.
- Vraag medewerking van verschillende diensten (representativiteit).
- Ga voor een goed evenwicht: rokers en niet-rokers.
- Bepaal het mandaat van de werkgroep.
- Communiceer over de werkgroep en leden naar het personeel.
- Bepaal naast de coördinator één of meerdere ambassadeurs van de werkgroep. De ambassadeurs zijn personen die aanzien hebben binnen de zorginstelling of afdeling. Ze zijn deskundigen op het gebied van roken (of de gevolgen hiervan) en bereid om er ook tijd en energie in te steken.
- Betrek de vakbonden bij dit proces. Dit kan door hen uit te nodigen als lid van de werkgroep of via nauwe terugkoppeling.
TIP
Een groep van ongeveer 12 personen vormt een werkbaar geheel. Hou er rekening mee dat samenkomst van de werkgroep minimum 1,5 à 2 uur in beslag neemt. Voor sommige mensen is het niet evident om de hele tijd aanwezig te zijn. Bekijk dan voor welke agendapunten deze mensen best wél aanwezig zijn, en bespreek deze agendapunten eerst.
3. Leg een vergaderstructuur vast
Om het implementatieproces in goede banen te leiden, vergadert de werkgroep best op regelmatige basis. Het is belangrijk om van bij de start een secretaris aan te duiden (of een beurtrol af te spreken).
De verslagen van de werkgroep zijn nodig om de directie op de hoogte te brengen. En natuurlijk ook voor de leden die niet aanwezig kunnen zijn tijdens de werkgroep.
Stel de verwachtingen die je van de werkgroep hebt zeker duidelijk. Ook al is dit niet altijd even evident. De werkwijze van de werkgroep en het aantal vergaderingen hangen af van het proces en de doelstellingen die de zorginstelling zal doorlopen. Dat is moeilijk op voorhand te bepalen.
Om een volgende vergadering vast te leggen moet de directie misschien eerst beslissingen goedkeuren. Hou hiermee rekening als je plant. Leg dergelijke zaken uit aan de werkgroep. Maak ook duidelijk wat het minimumengagement is en wat de tijdsinvestering bij benadering zal zijn. De coördinator stelt altijd op voorhand de agenda op en bezorgt die dan ook ter voorbereiding aan de werkgroep. De werkgroep kan altijd agendapunten toevoegen.
TIP
Zet het beleid op een positieve manier in de kijker! Het proces mag geen heksenjacht op de roker worden. Daarom is het belangrijk om te begrijpen hoe een tabaksverslaving in elkaar zit. Want wat is het gevolg van tabaksgebruik? Inderdaad, een nicotineverslaving. Die verslaving maakt dat stoppen met roken geen gemakkelijke beslissing is. Het duurt vaak even voor de roker beslist om te stoppen. En ook het stoppen met roken zelf kan een proces worden van vallen en opstaan.
4. Creëer draagvlak bij het personeel: beginsituatie en rol
Hoe weet je nu hoe groot de problematiek rond roken in de zorginstelling (bv. aantal rokende personeelsleden) is? Zoek dit uit en vraag cijfers op bij je Externe Dienst voor Preventie op het Werk. Wil je een bredere kijk op hoe het personeel denkt over het rookbeleid binnen de zorginstelling? Stel dan een vragenlijst op, zo krijg je meteen een helder beeld.
Nood aan inspiratie? Bekijk dan de voorbeeldvragenlijst, je kan hem perfect aanpassen aan je eigen context. Maak de resultaten van de vragenlijst zeker ook bekend. Dat kan bijvoorbeeld met een nieuwsitem in de personeelsnieuwsbrief of een bericht op het intranet. We delen met plezier enkele communicatietips.
Breng de resultaten uit de interne enquête in rekening bij de uitwerking van het rookbeleid.
7 concrete stappen:
- goedkeuring werkgroep en directie om een vragenlijst uit te sturen naar de personeelsleden (eerste vergadering)
- vragenlijst aanpassen aan de eigen context (voorbereiding door de coördinator of wordt gedelegeerd)
- feedback op vragenlijst door de werkgroep (tegen de tweede vergadering)
- vragenlijst invoeren in bijvoorbeeld Google Forms (afspraken die gemaakt worden tijdens de tweede vergadering)
- vragenlijst verspreiden via intranet, nieuwsbrief naar het personeel, …
- gegevens verwerken
- resultaten bekendmaken via intranet, nieuwsbrief naar het personeel (hier eventueel ook al aangeven wat je zeker meeneemt in de uitwerking van het rookbeleid)
5. Communiceer
Communicatie is tijdens dit proces onmisbaar. In de eerste stap is het belangrijk om alle betrokkenen mee te krijgen. Zoals bij alle communicatie geldt: intern vóór extern.
De coördinator van de werkgroep is verantwoordelijk voor het verder uitwerken en implementeren van het rookbeleid. Hij of zij is bovendien de contactpersoon voor het personeel en de andere doelgroepen. Denk aan leveranciers, de uitbater van winkel of cafetaria. Communiceer over de werkgroep. Wie zijn de leden, wie is de coördinator? Bezorg de contactgegevens van de coördinator, zodat iedereen weet bij wie ze terechtkunnen met vragen over het rookbeleid. Laat ook weten waarom jullie het rookbeleid verder zullen uitwerken.
Hier nog enkele handige communicatietips.
