Stap 2: Breng de beginsituatie in kaart
De werkgroep heeft dan ook als eerste grote taak de beginsituatie in kaart te brengen. Wat zijn de behoeften, verwachtingen en mogelijkheden van je medewerkers en van de onderneming?
Het gaat dus verder dan alleen de behoeften en voorkeuren van de werkgroep of van het (midden)kader. Deze situatieschets helpt je om gericht actie te ondernemen en versterkt het draagvlak.
Beginsituatie medewerkers
Misschien heb je binnen je onderneming al een medewerkersbevraging rond mentaal welbevinden of een medewerkerstevredenheidsonderzoek georganiseerd. Of misschien zijn de behoeften al door de preventieadviseur via een risicoanalyse in kaart gebracht. Is dat zo? Gebruik dan die gegevens als input om je actieplan vorm te geven.
Als je nog geen gegevens hebt, kan je overwegen om die te verzamelen via vragenlijsten die het mentaal welbevinden, de veerkracht en de bevlogenheid van je medewerkers in kaart brengen. Alle medewerkers om input vragen verhoogt de betrokkenheid. Je medewerkers voelen zich gewaardeerd en belangrijk als je rekening houdt met hun input.
Denk eraan dat je voor het gebruik van de meeste van die instrumenten begeleiding nodig hebt in de voorbereidings- en verwerkingsfase. Vergeet ook geen aandacht te hebben voor het aspect vertrouwelijkheid, zodat elke medewerker zich vrij voelt om zijn mening te delen. Koppel indien mogelijk de resultaten terug per afdeling/personeelsgroep.
Voor organisaties met minder dan vijftig medewerkers is het gebruik van vragenlijsten doorgaans minder geschikt omdat de privacy van de medewerkers dan in het gedrang kan komen. In dat geval kan je overwegen om de beginsituatie in kaart te brengen via (groeps)interviews, gesprekken en workshops.
Beginsituatie organisatie
Misschien doet je onderneming al heel wat om het mentaal welbevinden en de veerkracht van je medewerkers te verbeteren? Ook alle inspanningen om de arbeidsorganisatie te verbeteren zoals coaching, vormingsbeleid, loopbaan- of ontwikkelingsgesprekken … tellen mee. Bekijk dus ook zeker je welzijns- en hr-beleid.
Vul je de gezondheidsmatrix in? Dan krijg je een zicht op de huidige situatie van het gezondheidsbeleid rond mentaal welbevinden en veerkracht in je organisatie. Zo creëer je een overzicht geordend volgens strategie (educatie, omgevingsinterventies, afspraken en regels en zorg en begeleiding) en niveau (de individuele medewerker, het team, de organisatie, de bredere (fysieke en sociale) omgeving).
Met deze vragen kom je tot een overzicht:
Educatie:
- Organiseer je (regelmatig) sensibiliseringsacties voor je medewerkers om hen bewust te maken van het belang van geestelijke gezondheid, mentaal welbevinden en veerkracht op de werkvloer (of rond gerelateerde thema’s zoals bevlogenheid, positieve feedback geven …)? Bijvoorbeeld een actie in het kader van de Complimentendag op 1 maart, of tijdens de 10-daagse van de Geestelijke Gezondheid van 1 tot 10 oktober.
- Geef je op elk personeelsniveau (afdeling, team …) ruimte om mentaal welbevinden en veerkracht bespreekbaar te maken? Bijvoorbeeld door medewerkers de ruimte te geven om bij de start van een vergadering aan te geven hoe ze zich voelen of door positieve feedback en positieve coaching te stimuleren.
- Organiseer je infosessies (bv. een infosessie over de balans werk-privé) op aangepaste tijden zodat medewerkers die in ploegen werken, deeltijds werken of in buitendiensten werken, er ook aan kunnen deelnemen?
- Krijgt alle personeel opleiding over mentaal welbevinden en veerkracht/omgaan met stress (ook personeel uit ondersteunende diensten zoals het schoonmaakpersoneel)?
Omgeving:
- Zijn er initiatieven die bijdragen tot een ondersteunende organisatiecultuur in de onderneming? Bijvoorbeeld een onthaalwerking voor nieuwe medewerkers, een open feedbackcultuur (zowel formeel als informeel), positieve coaching …
- Wordt de cohesie binnen het team en de loyaliteit met de onderneming ondersteund?
- Zijn er drempels die het mentaal onwelbevinden en de stressbeleving in de hand werken? Denk aan werkprocessen die geen autonomie toelaten, te strakke deadlines, onvoldoende tijd om pauzes te nemen …
- Zijn er ruimtes voorzien in de onderneming waar medewerkers terechtkunnen om te ontstressen, in stilte te werken …?
Regels en afspraken:
- Bestaan er in de onderneming afspraken over e-mailhygiëne en het gebruik van e-mail buiten de werkuren of tijdens de vakantieperiodes?
- Zijn er regels met betrekking tot de balans werk-privé?
Zorg en begeleiding:
- Wordt er voorzien in een gepaste doorverwijzing van medewerkers naar coaching of gespecialiseerde hulp?
- Is er al een samenwerking met (een groepspraktijk van) psychologen of andere zorgversterkers (bv. in het kader van doorverwijzingen)?
- Worden medewerkers die opnieuw instromen na afwezigheid door psychische problemen ondersteund (bv. door de mogelijkheid om een aangepast takenpakket te doen) of begeleid?
Een inventarisatie opmaken is vaak verhelderend en bemoedigend. Het maakt duidelijk dat je onderneming al heel wat initiatieven neemt die bijdragen tot het welbevinden en de veerkracht van je medewerkers.
De werkgroep vat vervolgens de verzamelde informatie uit de analyse van de beginsituatie samen en interpreteert de resultaten. Die informatie kan je helpen bij de volgende stappen.